項(xiàng)目經(jīng)理跨部門溝通的6個(gè)原則

對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，跨部門溝通不良，可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成嚴(yán)重影響。

你認(rèn)為十萬(wàn)火急的事，到了其它部門那，竟然成了芝麻綠豆大的事；原本應(yīng)該合作解決的問(wèn)題，到了跨部門會(huì)議上，又淪為各彈各的調(diào)，找不到共識(shí)。

到底，在不同部門各有不同立場(chǎng)與利益的情況下，怎樣才能把話說(shuō)清楚，把項(xiàng)目做好呢? 

以下幾點(diǎn)供你參考。

溝通前做好準(zhǔn)備

在跟同事討論事情之前，先把一些基本問(wèn)題想清楚，不要毫無(wú)準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。

下面的幾個(gè)問(wèn)題應(yīng)該事先想清楚：

你希望對(duì)方幫你做什么事?

你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么?

如果對(duì)方不同意你提出來(lái)的做法，有沒(méi)有其它選擇方案?

如果雙方?jīng)]共識(shí)，你會(huì)有什么后果?對(duì)方又會(huì)有什么后果?

做好準(zhǔn)備，才能應(yīng)對(duì)溝通中的變數(shù)。

了解其它部門的語(yǔ)言

跨部門溝通不良，很多時(shí)候都是“語(yǔ)言不通”所引起。比如，技術(shù)部平常講的是“相同語(yǔ)言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地，財(cái)務(wù)、人資等部門，也有自己的語(yǔ)言與觀點(diǎn)。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽(tīng)懂對(duì)方的語(yǔ)言”。

了解其他部門語(yǔ)言的一個(gè)重要方法是換位思考，試著站在對(duì)方的立場(chǎng)思考：

這么做，對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績(jī)有幫助嗎?

如果我是他，會(huì)接受這種做法嗎?

這個(gè)方法真的有用嗎?

跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。此外，頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問(wèn)題。因此，時(shí)不時(shí)的跟其它部門的領(lǐng)導(dǎo)和同事吃吃飯、聊聊天，有好無(wú)壞。

開(kāi)誠(chéng)布公是最好的對(duì)策

在公司里，你面對(duì)的是需要長(zhǎng)期共事的同事，不是一錘子買賣，因此，凡事以誠(chéng)實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。

相反，互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)流暢一些，他們會(huì)明白說(shuō)出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問(wèn)題。

誠(chéng)信溝通有四個(gè)要素：

錯(cuò)的不要解釋;

務(wù)必不要爭(zhēng)執(zhí)

不打斷對(duì)方說(shuō)話;

微笑再微笑;

呈現(xiàn)事實(shí)，專注中心議題

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實(shí)，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y(cè)。

《哈佛商業(yè)評(píng)論》指出，事實(shí)可以將溝通過(guò)程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實(shí)的情況下，個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑。但“事實(shí)就是事實(shí)”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此，提出事實(shí)可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍。

確保溝通信息無(wú)誤

當(dāng)你針對(duì)某個(gè)項(xiàng)目或議題，進(jìn)行完跨部門溝通后，務(wù)必要向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與信息。很多時(shí)候，跨部門會(huì)議中所決定的事項(xiàng)，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行，因此，一定要確保所有信息傳達(dá)無(wú)誤，才不會(huì)讓好不容易達(dá)成的共識(shí)大打折扣。

為了確保溝通信息無(wú)誤，項(xiàng)目經(jīng)理可以利用以下幾個(gè)方法：

向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容;

利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容;

談?wù)撝攸c(diǎn)議題時(shí)盡量不要打斷對(duì)方講話;

善用幽默

幽默可以做為溝通時(shí)的緩沖劑，也可視為一種防御機(jī)制。當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí)，或是要溝通棘手訊息時(shí)，以輕松或幽默的方式來(lái)傳達(dá)，比較能保留對(duì)方的面子，也有助于正面的溝通。

幽默使用法則的四條禁忌：

不談?wù)搶?duì)方家庭;

不以人身攻擊;

不涉及組織敏感話題;

幽默有度，點(diǎn)到即止;

俗話說(shuō)，不懂幽默的項(xiàng)目經(jīng)理不是好鼓勵(lì)師~