【采購科普】單一采購真的沒有競爭力？

編者按：在公司設(shè)法提高外購程序的效率之時，有諸多原因能使單一采購（sole sourcing）成為既節(jié)約成本又節(jié)省時間的可行選擇。單一采購是指買家與一位服務(wù)供應(yīng)商來定義、磋商并購買服務(wù)的一種做法。以往，買家采用單一采購是因為它既簡單又迅速，不像多供應(yīng)商采購程序那樣，要分階段進(jìn)行，還要各個審查，顯得困難重重。而現(xiàn)在情況則不同，采用單一采購大多是出于買家和服務(wù)供應(yīng)商之間已經(jīng)建立的信任。誰說單一采購真的沒有競爭力？下文我們我們從決定單一采購成功的五項要素著眼，扼要分析這類情況。

就采購成本和決策時間而言，與多供應(yīng)商采購相比，單一采購能發(fā)揮出巨大的潛在效率。然而，單一采購容易受一些問題的影響，買家必須早早著手解決這些問題，以最終取得成功。

單一采購還是多方采購？

在下述情況下可以選擇單一采購方式：

●快捷的程序至關(guān)重要。

●服務(wù)供應(yīng)商的聲譽至關(guān)重要。

●服務(wù)供應(yīng)商具有獨特的能力；有時，供應(yīng)商能提供獨特的業(yè)務(wù)方案（如講究效率，同時增加收入），或者能幫助買家改進(jìn)程序，增加價值。

●擬定的采購錯綜復(fù)雜。這通常是由交易額的大小、與其他程序之間的相互依賴性或戰(zhàn)略重要性來決定。

●與供應(yīng)商之間已經(jīng)有了"交織在一起的"聯(lián)盟關(guān)系（如：服務(wù)供應(yīng)商擁有關(guān)鍵的軟件或?qū)Ｓ袡?quán)）。

●買家和服務(wù)供應(yīng)商的個人或兩家機構(gòu)之間有著高度的信任；這常常是以供應(yīng)商以往提供服務(wù)的能力為基礎(chǔ)的。

●公司文化有利于采用雙方協(xié)作的單一來源。

●買家與服務(wù)供應(yīng)商之間存在廣泛的聯(lián)盟機會（如：交叉銷售產(chǎn)品，管理銷售渠道或提供技術(shù)、研究能力）。

而買家在下述情況下會選擇多供應(yīng)商采購方式：

●市場提供的服務(wù)范圍清楚明確。

●買方的重點在于：通過更大范圍的價值比較，以獲取低價。

●在對采購方式的選擇進(jìn)行嚴(yán)格的分析方面，買方本身能力欠缺，因而，需要對不同實力的服務(wù)供應(yīng)商提供的多種解決方案加以比較評估。

●原先建立的關(guān)系中沒有占主導(dǎo)地位的關(guān)系可以左右采購方式的選擇。

●公司準(zhǔn)則、政府政策或文化規(guī)定采用多供應(yīng)商采購方式。

●變革管理和實施挑戰(zhàn)很小。

●公司對任何一種單一采購均持極其懷疑的態(tài)度，從而使決策過程減慢，采購程序的可信度也受到影響。

有調(diào)查表明，公司在考慮單一采購時，與供應(yīng)商已有的關(guān)系和快捷程序的需要成了有影響力的兩大因素。采用單一采購的所有決策中，有一半是基于這兩大因素做出的。

買家透露，在考慮單一采購時，他們不可能選擇的是那些拿著誘人的計劃書找上門的服務(wù)供應(yīng)商?？紤]到外購過程中更換服務(wù)供應(yīng)商會帶來高額成本，因此，在原有的基礎(chǔ)上發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系可以使單一采購成功的機會增大，但單憑這一點還不能成功。

對買家來講，成功的關(guān)鍵在于：切實制定一種嚴(yán)格有序的單一采購方式。以下一些做法很有必要：

精心確定買家目標(biāo)和所需服務(wù)。

建立一個框架體系（涉及財務(wù)和其他一些因素），以幫助雙方了解解決方案何時可以被接受。打好基礎(chǔ)，以便雙方有效地管理解決方案的實施和不斷履行。

通過建立這樣的程序，買方施加了一定的壓力，促使自身和服務(wù)供應(yīng)商都不斷努力，提高工作效益，同時也加強了雙方之間富有成效的工作關(guān)系。

單一采購五大要素：

下述五大因素可以使單一采購獲得成功，其中幾個因素雖然對多供應(yīng)商采購方式來講也很重要，但對單一采購來講，更是重中之重。

1.發(fā)展關(guān)系。良好的關(guān)系具有多種特征，諸如相互尊重、盡可能協(xié)調(diào)好雙方利益的愿望、解決分歧的承諾和能力、對彼此意愿的信任等。

總之，在外購時，供應(yīng)商要做的遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是提供服務(wù)。單一采購的一個目標(biāo)就是盡可能發(fā)展雙方的關(guān)系。由于買家和供應(yīng)商可以多花一些時間在一起，因此雙方發(fā)展關(guān)系的機會很多。

例如，單一采購使買家有機會從供應(yīng)商處尋求解決問題的真知灼見，而非現(xiàn)成的解決方案。這些個性化的解決方案要求買家和供應(yīng)商之間互有透明度，進(jìn)行信息的交流溝通。通過這些交流，隨著買家不斷征求供應(yīng)商的意見、對供應(yīng)商信任度的增加，雙方的關(guān)系也在不斷發(fā)展。這些都為鞏固雙方的關(guān)系創(chuàng)造了機會，而這在多供應(yīng)商采購方式中是不可能有的。

還有，談判的方式也為雙方奠定長久的關(guān)系提供了機會。雙方應(yīng)本著解決問題的觀點來建立關(guān)系，而不是采用投標(biāo)程序去激化分歧。在談判過程中雙方應(yīng)以利益為重。

2.讓高層領(lǐng)導(dǎo)參與。單一采購更多依賴兩家機構(gòu)的高層之間的信任。

這一點之所以重要有幾個原因。特定的解決方案常常是按買家的需求量身定做的，包括實際提供的服務(wù)和中的商業(yè)條款。因此，這些決策不僅需要供應(yīng)商和買家雙方高層的許可同意，而且還需要他們理解并參與的具體內(nèi)容。高層管理人員一般都會授權(quán)下屬人員，讓他們對采購程序負(fù)責(zé)，這種習(xí)慣做法常常帶來麻煩。

而且，如果沒有高層管理人員制定明確的方向并對決策負(fù)責(zé)的話，下屬經(jīng)理人往往會把單一采購程序演變成沒完沒了的基準(zhǔn)測試，"看看我們是否爭取到了公平的交易。"這種做法通常會得出模糊不清的結(jié)論，還會導(dǎo)致雙方企求的信任破裂。

3.征得董事會同意。由于所討論的采購方式具有重要的經(jīng)濟(jì)影響，因此，還必須征得董事會的同意接受。

單一采購很容易招致人們的批評指責(zé)，因為無論是服務(wù)供應(yīng)商、服務(wù)范圍、解決方案，還是價格，都讓買家無從選擇。單一采購還會因其缺乏客觀性而招致來自公司內(nèi)部的批評。

但是，這一結(jié)論忽視的是：買家與供應(yīng)商會一起花費大量時間共同努力，為其特定需求設(shè)計解決方案。

當(dāng)?shù)?一次向?qū)Υ艘粺o所知或知之甚少的董事會介紹這種采購方式時，董事會的通常反應(yīng)就是對該種方式的合理性提出質(zhì)疑。董事會關(guān)注的事情有：管理人員是否考慮了所有的選擇，采用的解決方案對買方機構(gòu)來講是否具成本效益，等等。為此，買家還要再去收集有關(guān)資料，有可能重新設(shè)計采購程序，以便從其他供應(yīng)商處獲取計劃書。

不可避免的結(jié)果是，買家在外購程序上不得不花費額外的時間、精力和資源。當(dāng)董事會最終得出的結(jié)論與最初向他們介紹的情況一致時（即針對公司的具體情況，單一采購是一種可行的方式），買家所花費的時間和金錢往往比采用多供應(yīng)商采購方式花的還要多。

為避免這一后果，采用單一采購之初，或在該程序開始之前，就應(yīng)征得董事會的同意，并給董事會提供對采購程序的設(shè)計施加影響的機會，或者至少要讓董事會覺得他們的參與必不可少。

4.進(jìn)行比較，價值。買家必須采用一種復(fù)雜的外部比較分析程序以采購的公正性。買家要密切參與服務(wù)范圍的開發(fā)和不斷改進(jìn)，還要知道從供應(yīng)商那里尋求的是什么服務(wù)，需要多少服務(wù)才能達(dá)到自己的目標(biāo)。買家和供應(yīng)商必須齊心協(xié)力，共同為供應(yīng)商設(shè)定特定的目標(biāo)，這就要求買家進(jìn)行一些分析，而如果買家有幾種解決方案可供比較的話，這些分析本來是可以省掉的。

       通過對可能的解決方案的每一部分進(jìn)行比較，供應(yīng)商能夠繼續(xù)有效地"競爭"該項交易。買家有可能從的服務(wù)范圍中抽掉部分或全部服務(wù)，這給供應(yīng)商造成了壓力，可以供應(yīng)商以合理的價格盡可能提供佳的解決方案。買家必須一開始就向供應(yīng)商明確表示，如若目標(biāo)達(dá)不到，買家隨時可能采用多供應(yīng)商采購方式取而代之。

5.具體明確——越具體越好。買家必須明確規(guī)定解決問題、分析問題和評估解決方案所采用的程序。這就要求買家控制整個程序，制定具體的里程碑和終 極目標(biāo)。這樣，買家就能對交易過程中的決策和問題進(jìn)行控制。明確這一程序的目的是為了建立一個框架，在該框架下，雙方清楚地知道規(guī)定的里程碑和終 極目標(biāo)，并且最終了解何時達(dá)成了公平交易。

除了為該程序設(shè)定時間期限和目標(biāo)以外，買家應(yīng)該設(shè)定服務(wù)范圍和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)等級，這些細(xì)節(jié)等級可用來衡量雙方的關(guān)系成功與否。

必須明確哪些程序是在服務(wù)范圍之內(nèi)。這一點應(yīng)該由買家決定，盡管供應(yīng)商可以提出一些其他的辦法。另外，買家還必須規(guī)定供應(yīng)商各種角色和職責(zé)的精確水平。例如，要求供應(yīng)商為其解決方案開發(fā)出責(zé)任矩陣，以幫助買家和供應(yīng)商迅速描述出一些關(guān)鍵責(zé)任，使買家明白該方案中哪些活動要保留，哪些要舍棄，每種活動的財務(wù)影響如何。

此外，買家必須堅持供應(yīng)商的計劃書中明確規(guī)定衡量解決方案成功與否的標(biāo)準(zhǔn)。迫使雙方在具體的標(biāo)準(zhǔn)上達(dá)成一致，能使雙方都清楚明白。

單一采購并非對每家公司來說都是佳選擇。但是，如果情況適合的話，它不失為一種可行的方法。買家必須權(quán)衡許多因素：供應(yīng)商滿足特定需要的能力－－－提供現(xiàn)成的服務(wù)，或是為顧客量身定做、設(shè)計解決方案；目前雙方關(guān)系的牢固程度；所需的服務(wù)范圍；供應(yīng)商以后提供新的服務(wù)的能力；以及單一采購在公司中的接受程度。

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