【采購科普】新手采購員剛進公司必先了解的三個流程

編者按：采購是個有前途的職業(yè)，越來越多的人遁入采購這個行當，在新入采購行業(yè)之初，給自己擬定一個明確的方向尤為重要。采購崗位性質、采購職責范圍、采購工作流程……等等皆是采購新人所需了解的重點。下邊博維培訓采購課堂為您凝練出來的干貨！關于新手采購員剛進公司須要了解的主要流程及知識點，供入行的采購從業(yè)人士參考。

新手采購人員，剛進公司最主要的是要了解如下三個流程： 

一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程

任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進行系統(tǒng)學習和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業(yè)活動的質量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務知識，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關知識。

我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務部、技術部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運作的。

首先業(yè)務部接單（或公司下單），生產(chǎn)部、技術部及采購部共同確定各自負責的相關資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術部要確定相關的樣品、工藝制單及材耗，采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門確認好了后，還要反饋至業(yè)務或公司，由相關人員進行審核成本及相關的時間，并與客戶取得聯(lián)系（或公司相關負責人員），獲得確認后，迅速將相關信息反饋至技術部、采購部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認資料進行計劃安排并執(zhí)行。

二、采購作業(yè)流程

在物料采購活動中，采購部門要按部門內采購操作流程，進行合格供應商刷選、采購資料內容傳遞告知給相關合格供應商并要求其反饋相關物料質量及報價信息，然后采購人員進行比價和議價，并最終確定物料供應商，傳遞采購訂單合同。采購人員根據(jù)即定的合同要求對供應商進行跟蹤，保質保量按時將物料供應到位。供應商按指定倉位將物料運送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質檢部進行進料檢驗（小公司由采購人員進行檢驗），或由物料部向質檢部或相關采購人員發(fā)出進料檢驗通知。質檢部對進料檢驗后要迅速將相關質量信息反饋至采購人員，采購人員根據(jù)物料質量情況對物料進行進倉、退貨或特采等處理決定。每采購一批物料都要對相關的供應商供貨的質量、交期及相關合作事項進行評價并在各供應商檔案留檔，以備后查及對供應商的定期評審篩選。

三、個人崗位作業(yè)流程

通常情況下，新人到了新崗位后，要對本部門或公司的運作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個大概的流程，所進行的工作任務主要是一些簡單的事務。那么針對這些簡單的事務處理，通常情況下一個公司或部門都有其內部日常事務的處理流程，個人一旦清楚自己每天的工作內容后，就可以根據(jù)工作內容設計其流程。 

那么個人作業(yè)流程如何設計呢？

既然是一個正常運作的公司，其事務流程都有一套即定的或默認的程序。這就要求新人到新崗位工作后，必須多問、多看、多想。

多問：每接到一個新的工作任務后，你要問按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門或單位聯(lián)系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報溝通協(xié)調。 

多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒有和你工作內容類似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的；自己業(yè)務稍熟悉后，也可以看別的同事每天都會有哪些其他工作內容，他們的工作內容是如何進行的。這樣就可以通過同事，及一些經(jīng)驗豐富的工作人員身上學習到更多知識。

多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒有更簡便的方法，這樣才能不斷提出創(chuàng)新，現(xiàn)在市場競爭環(huán)境下，具有創(chuàng)新能力的人才在競爭中才更具有競爭力。 

還有最重要的一點就是：對物料一定要深入地了解，性能、質量、成本等很關鍵，我僅按一般流程給各位采購新手以指導參考，其他對物料要求、檢測事項還是希望能有專業(yè)人士來補充一下，以充實采購作業(yè)指導。

如若是在大企業(yè)，采購崗位的工作職責制度則更加完善，想做采購員只需用心鉆研，讓領導看到你的努力和結果，特別對于采購新人來說，學習的功課必不可少！因此很多采購人在需要指南時，會主動去報名相關采購方向的課程，博維培訓采購課堂便成為采購從業(yè)人士共同進步交流的大本營。不斷提升技能，讓自己的采購功力更精深！

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